Kiedy w przedsiębiorstwie ujawniają się koszty ogólnego zarządu?
Pomagam swoim klientom, między innymi, w zbudowaniu polityki rachunkowości i odpowiadającego potrzebom firmy planu kont. Jest to obowiązek nałożony ustawą na kierownika jednostki. W każdym przypadku uczestniczy w tych pracach również księgowość.
Jednak specyfika działalności każdego przedsiębiorstwa jest inna. Będący kierownikiem jednostki właściciel czy zarząd niekoniecznie mają kompetencje, by skutecznie uczestniczyć w procesie tworzenia takich dokumentów. Nie zawsze są dla księgowości merytorycznym partnerem.
Problemu nie ma, dopóki działalność jest prowadzona na małą skalę albo jest nieskomplikowana. Wraz ze wzrostem przedsiębiorstwa i stopnia skomplikowania działalności nie wystarczy już prowadzenie ksiąg rachunkowych prostymi sposobami.
Nie wystarcza ewidencja kosztów w układzie rodzajowym, na kontach zespołu 4. Takie ujęcie dobrze służy tylko w celu sporządzenia sprawozdań finansowych dla zewnętrznych odbiorców.
Konieczne staje się ich właściwe ujęcie kosztów na kontach zespołu 5, czyli w układzie funkcjonalnym. Dopiero wtedy duży pożytek z prowadzenia ksiąg rachunkowych zauważy przedsiębiorca. Będzie on wynikał z innego podziału i grupowania kosztów.
W tym drugim układzie występuje 5 grup kosztów:
- działalności podstawowej (zwanych też kosztami produkcji),
- wydziałowych (pośrednich),
- zakupu,
- sprzedaży,
- ogólnego zarządu.
Pierwsze cztery grupy kosztów nie stwarzają większych problemów z identyfikacją i grupowaniem. Są dość intuicyjne, więc ich prawidłowe ujęcie nie stanowi dużego problemu.
Koszty ogólnego zarządu należą do tych bardziej problematycznych w rozpoznaniu i właściwym przypisaniu. Bez ich właściwego rozpoznania i ujęcia w planie kont, zgodnego z potrzebami przedsiębiorstwa, kierujący jednostką coraz bardziej będzie tracił nad nimi kontrolę.
Dlaczego koszty ogólnego zarządu sprawiają kłopot?
Ten problem nie będzie zaskoczeniem, jeżeli zauważymy, że ustawa o rachunkowości nie definiuje tego ostatniego rodzaju kosztów.
Mówi jedynie w artykule 28, że do kosztów wytworzenia produktu nie zalicza się kosztów „ogólnego zarządu, które nie są związane z doprowadzeniem produktu do postaci i miejsca, w jakich się znajduje na dzień wyceny”. Przez produkt należy rozumieć wyroby i usługi.
Zakładając, że kosztów niezwiązanych z doprowadzeniem produktu do postaci i miejsca, w jakich się znajduje na dzień wyceny, może być w przedsiębiorstwie wiele, pominięcie ich albo błędne zdefiniowanie może mieć poważne konsekwencje dla oceny rentowności działalności firmy.
Nieprawidłowa wycena produktów na dzień wyceny, np. na dzień bilansowy, to tylko jeden z problemów. Poważne konsekwencje może mieć sprzedaż produktów po zbyt niskich cenach albo brak sprzedaży, jeżeli ceny zawyżymy, uwzględniając zbyt wysoki koszt wytworzenia, albo oczekiwaną marżę.
Jak zatem poradzić sobie z tym problemem?
W wielu źródłach można znaleźć informacje, jak podejść do tematu. W większości źródeł znajduję te same albo bardzo zbliżone propozycje rozwiązań. Zwykle dzielą one koszty ogólnego zarządu na koszty administracyjno-gospodarcze i koszty ogólnoprodukcyjne.
Jednak do zakłopotania i niezrozumienia mogą prowadzić pojawiające się pojęcia nieco odmienne lub skrócone. Takie jak koszty ogólne, koszty zarządu, koszty ogólnogospodarcze czy ogólnozakładowe. W połączeniu z dużą dowolnością interpretacji i określaniu zakresu tych kosztów, ich rozróżnienie staje się problematyczne.
Czy to oznacza, że można zaniedbać tę sprawę? Wręcz przeciwnie. Wymaga to większej staranności w podejściu. Ona odpłaci się lepszą kontrolą kosztów i efektywnością całej działalności przedsiębiorstwa.
Nie należy bez większej refleksji wkładać do „kosztów ogólnych” wszystkich, których nie można uznać wprost za koszty działalności podstawowej, bezpośrednie albo pośrednie, koszty zakupu albo koszty, które nie pasują do kosztów sprzedaży.
Wtedy w ostatecznym rozrachunku przedsiębiorca nie dowie się, czy źle policzył koszty wytworzenia produktu lub usługi, czy koszty sprzedaży negatywnie wpływają na wynik finansowy. A może to przerost kosztów ogólnego zarządu psuje cały wynik działalności?
Jakie więc koszty potraktować jako koszty ogólnego zarządu?
Ogólnie ujmując, są to wszystkie koszty bezpośrednio związane z administrowaniem i obsługą, koordynowaniem, zarządzaniem, nadzorem czy też kontrolą procesów, które zachodzą w danej jednostce gospodarczej.
Kojarzymy je z formalnościami i wszystkimi ważnymi procesami dla przedsiębiorstwa, które nie odnoszą się bezpośrednio do produkcji. Warunkują jednak prawidłowe funkcjonowanie firmy. Ponoszone są na całą infrastrukturę, która „spina” przedsiębiorstwo w jedną całość.
Obejmują wydatki związane z całokształtem działalności jednostki. Będą to koszty związane z utrzymaniem zarządu oraz komórek organizacyjnych o charakterze ogólnozakładowym, w szczególności: utrzymanie biur, budynków, magazynów, utrzymanie terenu, ochrona mienia, bezpieczeństwo i higiena pracy, szkolenia pracowników, koszty dotyczące podatków i opłat lokalnych.
Przykład niezrozumienia kosztów ogólnego zarządu
Należy podkreślić, że nie są to wyłącznie koszty związane bezpośrednio z funkcjonowaniem ZARZĄDU jako organu spółki. Nie są to tylko koszty wynagrodzenia członków ZARZĄDU, koszty utrzymania biura ZARZĄDU czy koszty generowane przez członków ZARZĄDU w związku z pełnieniem funkcji.
Niektórzy właściciele czy współwłaściciele spółek, będący jednocześnie członkami zarządu, nie pobierają wynagrodzenia za pracę. Nie chcąc zbytnio obciążać kosztami swojej spółki, licząc na rekompensatę za nakłady swojej pracy w postaci wypłaty dywidendy.
Bliższe przyjrzenie się strukturze kosztów może jednak pokazać, że ich wynagrodzenie nie jest wcale najistotniejszą pozycją kosztów ogólnego zarządu. Na wielkości tej grupy kosztów mogą zdecydowanie bardziej zaważyć zupełnie inne ich składniki.
Niepobieranie wynagrodzenia zafałszowuje jednak rzeczywistą efektywność działalności przedsiębiorstwa. Praca właściciela staje się wkładem do spółki, ale nie znajduje właściwego odzwierciedlenia w kosztach działalności, a ostatecznie również w kapitałach spółki.
Weryfikacja podejścia następuje dopiero wtedy, kiedy właściciel decyduje się na zatrudnienie zewnętrznych członków zarządu. Trzeba im wypłacić wynagrodzenie oraz ponieść koszt dodatkowych świadczeń. Również w spółkach, gdzie jest kilku udziałowców, a nie każdy pracuje w spółce, dochodzi do niesprawiedliwego podziału efektów działalności spółki i poszczególnych udziałowców.
Nieprawidłowe rozpoznanie znacznej części kosztów ogólnego zarządu, szczególnie tych poza wynagrodzeniem członków organu zarządczego, prowadzi do niezrozumienia przyczyn niskich efektów działalności. W konsekwencji do błędnych biznesowych decyzji.
Gdzie i jak znaleźć rozwiązanie problemu?
Osobiście w rozpoznawaniu tych kosztów kieruję się trochę inżynierskim spojrzeniem na przedsiębiorstwo, trochę intuicją wynikającą z wielostronnego doświadczenia. Już uświadomienie sobie ich istnienia i podjęcie próby wydzielenia jest pozytywnym krokiem.
Dokładniejsze obliczenie będzie wymagało kolejnych prób określenia, czy dany koszt można zaliczyć do jednej z czterech pierwszych grup kosztów, czy do kosztów ogólnego zarządu. Skrupulatnie przeprowadzony proces tworzenia albo korygowania polityki rachunkowości i planu kont będzie bardzo pomocny.
Największym błędem byłoby zmarginalizowanie i zaniechanie prób wydzielenia tej grupy kosztów. Pozwolenie na ich „rozwodnienie” wśród innych i brak dokładniejszej analizy. Podejmowanie prób, nawet niedoskonałych, określenia kosztów, śledzenia i wyciągania wniosków doprowadzą ostatecznie do optymalizacji ich wielkości i struktury.
Korzyści?
Dobrze „skrojony” plan kont zaoszczędzi kierownictwu przedsiębiorstwa kłopotów w dalszym jego działaniu. Uzupełniając plan o funkcjonalny podział kosztów, kierownictwo zyska solidne źródło danych dla podejmowania decyzji biznesowych.
Będzie miało dokładną wiedzę o tym, gdzie i jakie koszty są ponoszone. Czy są to bezpośrednie koszty wytwarzania wyrobów i usług, koszty powstające w działach produkcyjnych lub pomocniczych? Czy może cała struktura przedsiębiorstwa jest źle skonstruowana i generuje zbyt wysokie koszty ogólnego zarządu?
Przemyślany plan kont, szczególnie dobrze dopasowane konta zespołu 5, ułatwią życie pracownikom firmy odpowiedzialnym za ten obszar. Merytoryczni pracownicy przedsiębiorstwa będą w stanie w sposób intuicyjny opisywać dokumenty księgowe przed ich przekazaniem do zaksięgowania.
Ułatwi to życie pracownikom księgowości. Szczególnie wtedy, kiedy księgi prowadzi zewnętrzne biuro rachunkowe. Dobre przygotowanie dokumentów przez znających specyfikę firmy pracowników to łatwiejsza komunikacja z biurem i ostatecznie mniejsze łączne nakłady pracy na tę sferę działalności.
